Concerto, un software para cumplir plazos de entrega y completar más proyectos

El software automatiza unas reglas de gestión que permite a Concerto ayudar a la ejecución de los proyectos.

Solo dos ejemplos. Grupo Cosentino es una multinacional, con sede en Almería, especializada en la producción y comercialización (bajo la marca Silestone) de encimeras de cuarzo para cocinas y baños. Tras aplicar Concerto, el software de gestión de multiproyectos que integra los principios Pull y la Teoría de las Limitaciones (T.O.C.), la compañía consiguió aumentar el número de proyectos completados en un 40%.

Otro caso. La constructora OHL, además de utilizar Concerto para hacer una planificación estable, en más de 500 proyectos de construcción alrededor del mundo, también ha utilizado este software para aumentar el porcentaje de cumplimiento de entrega de las obras del 10 al 80%.
Manuel Rodríguez es socio director de CMG Consultores, la empresa encargada de la implantación y comercialización de Concerto. Para Manuel, la principal novedad que ofrece Concerto a las empresas es que “sincroniza, en tiempo real, a todos los integrantes de los proyectos, aportando, diariamente y a todo el equipo, prioridades y señales de alarma tempranas que permiten tomar decisiones. En Concerto se actualiza el estado de los proyectos, con información de los líderes y managers de los trabajos. Todos los días, de manera automática, se refresca el planning de trabajo, ofreciendo prioridades claras de ejecución para todos los equipos y en todo el portfolio de proyectos”. Para conseguir todos estos objetivos, Concerto ofrece una constante visibilidad “a través de alarmas tempranas” de todos los proyectos en los que están involucrados los equipos de trabajo. Esta visibilidad, según palabras de Rodríguez “resulta especialmente importante en aquellos casos en los que hay un peligro de que el proyecto no se acabe en plazo y el escenario cambie constantemente debido a imponderables imposibles de planificar. En este caso, Concerto indica que tareas son prioritarias de una forma clara y objetiva”.

¿En qué reglas de gestión se basa este software?

Una de las principales características de Concerto (además de la visibilidad que ofrece) es que permite integrar las reglas de gestión multiproyectos que tienen en cuenta la compartición de recursos y la incertidumbre intrínseca a los proyectos. El socio director de CMG Consultores explica que “el software automatiza unas reglas de gestión que permite a Concerto ayudar a la ejecución de los proyectos”. Dichas reglas son tres: planificación del monoproyecto; identificación de la cadena crítica y colocación de buffers estratégicos; lanzamiento secuenciado de los proyectos en función de las prioridades y capacidad actual de la Organización; y, por último, la gestión de la ejecución basada en las prioridades proporcionadas por los buffers.

El problema de tener varios proyectos abiertos a la vez

En una constructora como OHL es muy común tener varios tajos abiertos a la vez en las obras. Esto va a suscitar, en la mayoría de los casos, problemas que habrá que resolver. Manuel Rodríguez señala algunos de ellos “como, por ejemplo, cómo controlar la recepción de los suministros, según van llegando; o qué tareas son más prioritarias, para así acometerlas y evitar la multitarea. También, se puede dar el caso de tener que agrupar varias tareas de un proyecto en una única tarea… o tener que descomponer una tarea compleja en varias de menor alcance y mayor concreción”. El modo en el que Concerto, bajo el análisis de la Cadena Crítica, ayuda a resolver estos conflictos es planteando reflexiones del tipo: qué tareas componen cadena crítica, cuales consumen más plazos, como acortar la cadena crítica, etc.

¿Cómo funciona Concerto?

Al margen de lo que es el proceso de implantación de Concerto en sí, la dinámica de funcionamiento del programa resulta especialmente sencilla. Manuel Rodríguez lo explica: “partiendo de la información recogida al final del día, se hace un recálculo y actualización de dicha información, antes de distribuirla de nuevo entre las personas que deben tomar decisiones. La actualización puede conllevar cambios en el estado de los proyectos, en la duración restantes de las tareas en proceso y en la proporción carga/capacidad de los recursos. En todo este proceso, el rigor es clave, por lo que es especialmente importante que, cada usuario que gestione la duración restante de sus tareas en Concerto lo haga con la calidad y la frecuencia establecida”.

Formarse en el uso de Concerto

Rigor. Y, para conseguir ese rigor, los usuarios deben formarse en el correcto uso de Concerto, “cada acción formativa debe perseguir un propósito concreto y tener sentido en un momento determinado del proyecto”. A partir de estos principios, y con respecto al desarrollo de la formación, esta comprende los siguientes pasos. Primero que nada, se comienza porque los responsables de tareas se familiaricen con el uso e interpretación de la información proporcionada por la herramienta. Después, les llega el turno a los jefes de proyecto. Rodríguez lo explica, “se les da una jornada completa de duración para formarlos en la en la planificación y gestión de la ejecución de proyectos”. Por último, a los responsables de Recursos se les da una sesión formativa para que sepan como optimizar la capacidad productiva de su Organización de una forma muy simple. De esta manera, estos responsables adquieren la capacitación necesaria para gestionar recursos “basándose en la información facilitada por Concerto”. Todo sea por cumplir plazos de entrega y completar más proyectos.

Fuente: computing.es

 

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